Nas últimas décadas, o setor de recursos humanos evoluiu de uma repartição operacional que gerava despesas para um setor que apoia diretamente o alto escalão das empresas na tomada de decisões estratégicas. Os colaboradores, antes considerados “mão de obra”, passaram a ser vistos como “capital humano”.

Para acompanhar essa evolução, são necessárias ferramentas tecnológicas que otimizam o dia a dia do gestor de RH. Uma delas é o sistema de RH, que é capaz de auxiliar tanto em processos operacionais quanto em processos estratégicos que definem o futuro das corporações.

Neste post, vamos esclarecer sobre a importância de utilizar um bom sistema de RH, explicando os 6 benefícios de implantar essa solução em seu negócio.

1. Integração e organização das informações

Um dos primeiros avanços trazidos pela implantação de um sistema de RH é a sua capacidade de organizar e integrar informações, algo essencial para o bom funcionamento de qualquer empresa. Por isso, é fundamental contar com um software que se adapte às especificidades do seu negócio, para que todos os departamentos possam atuar de forma integrada, a fim de otimizar os processos e ter informações disponíveis no momento certo.

Com essa ferramenta, é possível reunir dados relacionados a diversos aspectos da gestão de pessoas, como ponto eletrônico, faltas, benefícios, cadastros, hora extra, folha de pagamento, informações de treinamento, satisfação, processos de recrutamento, seleção e desenvolvimento de pessoas. Além disso, é viável monitorar indicadores, como taxa de rotatividade, absenteísmo, acidentes de trabalho, entre outros.

Com tudo isso em um só lugar, os processos ficam mais ágeis, transparentes e baseados em informações atualizadas sobre a situação real da empresa.

2. Otimização e automatização de processos

Outra vantagem de adotar um sistema de RH é a possibilidade de otimizar e automatizar os processos. Assim, o tempo antes gasto em rotinas operacionais passa a ser um tempo para pensar estrategicamente sobre a empresa, fazer análises críticas e realocação de talentos.

Isso facilita o acompanhamento dos processos de forma automática, o que reduz falhas humanas e informações equivocadas. Com o sistema de RH, todos os setores podem alimentar as informações relevantes relacionadas ao capital humano da companhia, o que torna a rotina muito mais dinâmica e produtiva.

Além disso, a automatização reduz o excesso de papelada e burocracia, muito comum em setores de RH antiquados. Isso também contribui para a segurança e a privacidade dos dados, uma vez que os arquivos de papel podem ser perdidos ao longo do tempo.

3. Adequação à legislação vigente

O sistema de RH também se ajusta à legislação trabalhista e ajuda a evitar erros relacionados às atualizações constantes dessas leis. Isso quer dizer que é possível configurar a ferramenta para que ela atenda aos pormenores legais do seu negócio.

Um exemplo disso é a adequação ao eSocial, o qual exige a integração de muitas informações. Por isso, é necessário adotar um sistema que permita a elaboração de relatórios e a geração de documentos para facilitar a dinâmica do setor e o envio aos órgãos competentes dentro dos prazos estabelecidos, evitando multas e outras penalidades.

4. Aumento da produtividade

Com o sistema de RH, as demandas operacionais passam a ser automatizadas e rotinas que levam dias para serem concluídas passam a ser feitas automaticamente pelo software, como a folha de pagamento.

A possibilidade de acompanhar o fluxo de trabalho por meio de planilhas, relatórios e fluxogramas também contribui para aumentar a produtividade do setor de RH, impactando em todo o negócio positivamente.

Etapas burocráticas são eliminadas e falhas humanas são reduzidas. Além disso, os processos pertinentes ao RH são mais bem gerenciados. O acompanhamento constante dos indicadores facilita as decisões sobre necessidade de treinamento e os programas de Treinamento e Desenvolvimento (T&D) podem ser avaliados de acordo com os resultados apresentados.

A utilização de soluções tecnológicas acarreta uma melhoria na produtividade de todos os fluxos do setor e auxilia, até mesmo, em processos de demissão, gerando o histórico do trabalhador e os cálculos trabalhistas de acordo com a legislação.

5. Melhora da satisfação dos colaboradores com o sistema de RH

Você deve estar se perguntando: “é possível melhorar a satisfação dos colaboradores com o uso de um sistema de RH?”. A resposta é sim! Isso ocorre porque, com o acesso a todas as informações em um só lugar, o gestor consegue visualizar os gaps e as melhorias, além de ajudar na hora do feedback.

Por exemplo, se a empresa fez uma pesquisa de clima organizacional e os resultados apontaram para uma necessidade de melhoria no plano de carreira, o gestor vai cruzar essa informação com outras, como a pesquisa de satisfação e as novas formações dos funcionários, e assim vai tomar a melhor decisão em busca de mais satisfação por parte dos colaboradores. Nesse caso, ele pode promover um funcionário a outro cargo, que esteja mais alinhado à sua formação.

Com o acesso a essas informações, fica mais fácil gerenciar as carreiras, os cargos, os benefícios, a necessidade de treinamento, entre outros aspectos. Estar sempre atento a esses fatores faz com que as equipes trabalhem mais motivadas, tendo a certeza de que o esforço está sendo avaliado e reconhecido.

6. Redução de custos

Por fim, utilizar uma ferramenta tecnológica é uma forma de reduzir os custos. Em primeiro lugar, reduz os gastos com o pagamento de horas extras, e o tempo dos colaboradores passa a ser destinado a tarefas mais estratégicas e menos operacionais.

Além disso, a ferramenta auxilia em vários processos do setor de RH. Por exemplo, em um processo de recrutamento e seleção, o software filtra os currículos de acordo com a vaga e retorna um resultado mais alinhado às competências requeridas para a oportunidade. Ademais, registra o desempenho dos candidatos, facilitando, assim, a identificação das melhores performances.

Com este post, percebemos que investir em um sistema de RH é algo fundamental nas empresas que querem se manter competitivas. Isso otimiza a rotina do setor e traz mais produtividade. Para contar com os benefícios mencionados, é fundamental buscar empresas consolidadas no mercado para escolher a opção que mais se alinha ao seu negócio.

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