Um escritório bagunçado e desorganizado pode sugar a energia, sobrecarregar o cérebro e reduzir a produtividade de seus ocupantes. Conheça 3 passos que o ajudarão a aplicar um processo comprovadamente eficaz para trazer a paz e a produtividade de volta ao seu local de trabalho.

PASSO 1.

IDENTIFICAR O QUE ESTÁ FUNCIONANDO E O QUE NÃO ESTÁ

Pare e analise seu local de trabalho. Identifique o que está funcionando e o que não está. Por exemplo, pode ser que você esteja satisfeito com sua bandeja de entrada e saída de documentos, embora seus arquivos estejam uma bagunça. Você pode gostar da maioria dos móveis de seu escritório, mas achar sua cadeira desconfortável. Reflita e anote suas respostas diante estas duas perguntas:

O que está funcionando?

O que não está funcionando?

PASSO 2.

CRIAR UM MAPA BASEADO EM ZONAS DE ATIVIDADES

Crie um uma planilha para obter uma visão aérea de seu local de trabalho, organizado com base em zonas de atividade.

PASSO 3.

ORGANIZE-SE UTILIZANDO A FÓRMULA S.P.A.C.E

SEPARE: Não importa o que você está organizando – documentos, materiais de escritório ou cartões de visitas. Comece agrupando os itens similares para ter uma noção de tudo que você tem. Abra espaço no chão. Comece em um canto e aproveite toda a área do escritório, colocando cada item em uma categoria.

PASSE UM PENTE FINO: Agora vá a pilha revisando os conteúdos. A cada item, pergunte-se: “Eu preciso disto? Preciso disto para fazer meu trabalho? ” Se a resposta a alguma dessas perguntas for sim, guarde o item. Do contrário, elimine-o. A maioria das pessoas costuma consultar sempre os mesmos 20% de tudo o que guarda.

ATRIBUA UM LUGAR: Decida precisamente onde vai guardar cada categoria dos itens mantidos. Seja específico (a) – que prateleira, que gaveta, que armário? Ao atribuir esses lugares, tenha em mente a frequência de uso, a facilidade de acesso e uma sequência lógica.

COLOQUE EM RECIPIENTES: Utilizando recipientes, você consegue personalizar e simplificar seu sistema. Crie um código visual adotando pastas de diferentes cores para diferentes categorias, e divisores de gavetas para separar as canetas dos lápis e os clipes de papel dos elásticos de borracha, facilitando seu acesso. Coloque etiquetas em um local visível nas pastas, gavetas e recipientes para ajudá-lo a lembrar-se do lugar certo de cada coisa.

EQUALIZE: Uma vez implantado o sistema, crie um programa de manutenção simples. Encerre o dia colocando cada coisa em seu devido lugar; com isso, quando você retornar ao escritório na manhã seguinte, poderá começar a trabalhar imediatamente.