Conhecido no contexto corporativo como um sistema de controle que tem a finalidade de elevar os níveis de eficiência da produção de uma empresa, o método Kanban foi desenvolvido, ainda na década de 40, pela Toyota. Em suma, trata-se de um sistema que viabiliza o registro de ações e de tarefas por meio de simbologias visuais.

O termo “Kanban“, na verdade, tem origem japonesa e significa justamente “quadro de sinais” ou “cartão”. No Brasil, a metodologia começou a ser colocada em prática por volta da década de 80 e também é chamada de “gestão visual”. No entanto, embora não seja um modelo novo, é natural que surjam muitas dúvidas que dizem respeito à sua forma de aplicação prática nos processos empresariais.

Pensando nisso, nós resolvemos elaborar este post completo no intuito de sanar as principais. Continue a leitura e informe-se!

O que realmente é o método Kanban?

Antes de efetivamente abordar o conceito da metodologia Kanban de modo mais detalhado, é interessante contar brevemente a sua história. Entretanto, inicialmente, é importante refletir acerca de dois cenários: o que se apresenta quando uma companhia armazena muitas mercadorias no seu estoque, que, na verdade, deveriam estar no mercado e, no sentido oposto, quando uma empresa tem produtos em falta, de modo a não suprir a demanda do seu público, consequentemente, direcionando-o para a concorrência.

Você concorda que ambas as situações são negativas nos mais diversos âmbitos? Então, com o fim de tornar a sua produção equilibrada, evitando os dois cenários prejudiciais, a fabricante de automóveis Toyota desenvolveu o Kanban, que passou a ser classificado como parte do sistema produtivo.

O propósito era garantir um maior controle dos materiais estocados, de maneira que não houvesse excessos e/ou faltas de produtos, tornando o armazenamento e a linha de produção equilibrados. Atualmente, o quadro Kanban vai muito além dos limites industriais, sendo empregado nas mais diversas áreas, funcionando como uma espécie de ferramenta de gerenciamento de tarefas.

O conceito

Como dito, o Kanban vem ganhando cada vez mais força no universo corporativo e, de fato, a tendência é que ele cresça progressivamente à medida que os níveis de complexidade do trabalho aumentam. No entanto, o que se pode realmente extrair do conceito?

A metodologia Kanban, basicamente, é uma abordagem incremental — e igualmente evolucionária — de alterações nos processos empresariais. Com a utilização de determinadas ideias basilares, como o Lean, o foco direcionado ao fluxo de trabalho nos auxilia a identificar eventuais disfunções e solucioná-las, tendo em mente gerar tão poucos reflexos quanto possível na atual atmosfera. Isso, por sua vez, minimiza a resistência às mudanças.

Os princípios básicos da metodologia Kanban

A fim de compreender a essência do Kanban, é fundamental buscar visualizar o seu funcionamento. Nesse contexto, em razão de se basear, primordialmente, em referências visuais, ocorre a afixação de cartões coloridos em mercadorias, áreas comuns, murais, desktops etc. A facilidade, tanto de visualização quanto de interpretação, traz mais efetividade e velocidade à comunicação interna — ou seja, entre os integrantes do quadro de pessoal da organização.

Assim, todos têm ciência do que já foi feito e do que ainda é necessário fazer. Ou seja, o método como um todo se fundamenta em uma “produção puxada”, que é aquela que só tem início após a comercialização de um item do estoque. Além disso, todo esse processo é baseado em quatro princípios, a saber:

1. começar com o que se faz agora, mantendo em mente que os processos não são errados ou certos — eles são o que são; o contexto é a variável. Sendo assim, o Kanban não pode ser visto como um set de medidas que serão tomadas para alterar o fluxo de trabalho. O contexto, na verdade, revelará se o processo funciona na organização ou não;
2. concordar em buscar mudanças incrementais e evolucionárias, ou seja, com a ideia de que, a partir de alterações pequenas, porém constantes, torna-se viável alcançar resultados melhores enfrentando uma resistência menos significativa;
3. respeitar o processo atual, os títulos, os papéis e as responsabilidades, não descartando o fato de que o “modus operandi” vigente na empresa tem valor. Nesse sentido, o respeito implica a redução da resistência e a diminuição do medo relativo à mudança;
4. entender que as oportunidades de melhoria podem surgir em todos os níveis organizacionais, portanto, é ideal que todos sejam empoderados para a tomada de decisões, sem que haja o receio de posteriores retaliações.

Como o método funciona na prática?

Como vimos, logo que surgiu, o Kanban era destinado à produção industrial. Nesse contexto, conforme as etapas de um produto eram finalizadas, ocorria uma espécie de reformulação do quadro de atividades. Nos dias de hoje, entretanto, o método é considerado altamente democrático, haja vista que a sua aplicação se estende aos mais variados segmentos mercadológicos.

Nesse sentido, em meio à infinita quantidade de informações — planilhas, e-mails, relatórios, listas de tarefas etc. — que demandam um frequente acompanhamento, a reunião desse expressivo volume de dados em um único meio visual, cuja visualização não é nada complexa, tem despertado o interesse de muitos gestores. No entanto, como o Kanban pode ser aplicado aos processos de um negócio?

Na prática, a técnica é colocada em ação em três etapas:

1. “o que fazer”, ou “to do“, que representa as tarefas a serem executadas;
2. “fazendo”, ou “doing“, que representa as tarefas que atualmente estão sendo executadas;
3. “feito”, ou “done“, que representa as tarefas já concluídas.

A partir disso, é efetuada a fixação dos cartões — geralmente, com uma explicação breve da tarefa — conforme o seu desenvolvimento. Além disso, via de regra, também são dispostos os prazos para a iniciação e para a finalização e o nome do profissional responsável pela execução. Esse modelo também é popularmente conhecido como o “Kanban de produção”.

Levando esse formato em consideração, há que se falar também do “Kanban de movimentação”. Nesse caso, trata-se do tipo empregado para comunicar os departamentos envolvidos acerca do momento mais adequado para a realização de uma tarefa ou para sinalizar quando é necessário esperar um comando para dar início à fase seguinte da cadeia produtiva.

Quais são as vantagens do método?

Até aqui, você já conhece mais a fundo o conceito do Kanban, a história do seu surgimento e como se dá a sua aplicação na prática — atualmente, empregada nos mais distintos setores do mercado. Nesta seção, o nosso intuito é destacar as principais vantagens da metodologia, como:

• a visualização geral dos processos, viabilizando que equipes inteiras tenham uma compreensão mais ampla dos estágios de um projeto e das prioridades;
• a simplificação do cotidiano, haja vista que a implementação do Kanban é prática e de fácil compreensão, o que, por sua vez, torna o período de adaptação mais reduzido, fazendo com que os profissionais que integram o quadro de pessoal da empresa “comprem” mais facilmente a ideia;
• a facilitação do fluxo de trabalho, afinal, com uma mentalidade de melhoria contínua e uma visão mais abrangente, torna-se mais simples visualizar processos desnecessários e/ou repetitivos, viabilizando a sua eliminação e o direcionamento posterior do foco para aquilo que efetivamente gera resultados;
• o esclarecimento das metas e das prioridades, já que, em razão da limitação do volume de tarefas e da definição de prazos, o foco dos profissionais aumenta. Além disso, o Kanban se mostra um grande aliado como ponto de controle para que os gestores possam determinar mais intuitivamente o que é prioridade no momento;
• a redução da ociosidade entre os trabalhadores, já que as responsabilidades de cada um — bem como os prazos — estão dispostas em um quadro de controle. Ou seja, basta que os colaboradores o consultem para que identifiquem qual é a próxima fase e o período de tempo disponível para a sua conclusão.

Como aplicar o Kanban na sua empresa?

Após conferir as principais vantagens da implementação do Kanban no dia a dia de trabalho, é hora de finalmente descobrir o que é necessário para, de fato, adotar a abordagem na sua empresa. Nesse contexto, é fundamental que você identifique quais são os projetos que estão em andamento atualmente e avalie quais deles podem ser adaptados considerando o modelo, de maneira que não seja gerada uma sobrecarga, mas, sim, mais agilidade.

Após fazê-lo, é essencial que você estude o projeto como um todo, listando as tarefas correspondentes. Nesse estágio, lembre-se de ter total atenção aos prazos que precisam ser cumpridos. Para auxiliá-lo, a seguir, elencamos um passo a passo que pode ser observado para tornar a aplicação menos complexa. Vamos conferir?!

Treine e prepare os times

A inserção de uma nova ferramenta no dia a dia organizacional, sem dúvida alguma, pode gerar certa resistência por parte de alguns colaboradores menos receptivos a inovações e/ou mudanças, especialmente quando o recurso funciona como um aliado para que a (im)produtividade dos times seja avaliada. Levando essa questão em consideração, o primeiro passo é destacar as vantagens do Kanban para todos que passarão a utilizá-lo — e para a empresa como um todo.

Assim, os profissionais conseguirão enxergá-lo não como um meio de “vigilância”, mas, sim, como uma metodologia que, se bem aplicada, tornará a rotina de trabalho mais produtiva.

Identifique as etapas do fluxo de trabalho

Para tornar o quadro de tarefas mais funcional e otimizado, é altamente recomendável que sejam elaboradas tags que auxiliem na categorização dos tipos de tarefas. Além disso, não deixe de estipular prazos para as tarefas classificadas como “o que fazer” — ou “to do” —, especialmente se houver um alto nível de urgência na sua conclusão.

Faça uma mensuração regular do processo

Pouco (ou nada) adianta definir processos se, posteriormente, não houver uma mensuração que elimine deslizes reincidentes e assegure a melhoria contínua, certo? Nesse sentido, uma boa alternativa é utilizar o Burndown Chart, que é um método de medição por meio de um gráfico que descreve diariamente o progresso de um projeto que esteja em andamento.

Inclusive, é nesse momento que você identificará eventuais falhas que ocorreram durante o desenho de uma tarefa e poderá também encontrar gaps antes mesmo que sejam gerados prejuízos. Além disso, é claro, é possível verificar os pontos que podem ser melhorados e fazer alterações, se cabíveis, no fluxo de trabalho.

Quais são as ferramentas que podem ser utilizadas?

Como você pôde ver, o método Kanban se tornou um excelente aliado das empresas, facilitando o gerenciamento de inúmeros processos, de ponta a ponta. Então, reservamos esta última seção para elencar algumas ferramentas às quais você pode recorrer para o melhor gerenciamento dos fluxos de trabalho organizacionais. Confira!

Trello

Uma das alternativas mais populares, o Trello é bastante utilizado por times de desenvolvimento de sistemas ágeis, mas também se revela uma “mão na roda” para equipes de vendas, RH, marketing etc. A razão para tanto é que a ferramenta oferece inúmeras possibilidades, com destaque para as funcionalidades colaborativas, como o compartilhamento de lembretes, calendários, prazos etc.

Além disso, um “plus” é que os usuários podem deixar comentários acerca das atividades, o que ajuda a atualizar os demais envolvidos acerca do andamento de uma determinada etapa no fluxo de trabalho.

Jira

Trazendo uma interface simples e “clean”, o Jira disponibiliza um quadro de controle e também funcionalidades colaborativas. Assim, é possível que o usuário selecione fluxos de trabalho já previamente configurados ou que opte por criá-los conforme os colaboradores trabalham.

Outra vantagem da ferramenta é a sua capacidade de integração — que alcança mais de 3 mil apps. Isso é interessante porque viabiliza que as corporações produzam uma experiência altamente personalizada para os seus profissionais.

Asana

O Asana dispõe de uma grande gama de funcionalidades relativas à metodologia Kanban, permitindo que os usuários façam o gerenciamento ágil dos projetos, realizem o rastreamento de bugs, administrem os processos e os produtos e mais. Além disso, é válido ressaltar que a lista de recursos é igualmente ampla, abrangendo calendários, cronogramas, modelos personalizados etc.

Como você pôde conferir ao longo deste material, o Kanban é uma metodologia visual e ágil que, sem bem utilizada, revela-se uma grande aliada para o gerenciamento de tarefas organizacionais e para o controle da produção. Versátil, o sistema pode ser aplicado às mais diversas situações, elevando o detalhamento dos fluxos de trabalho de uma empresa por meio de informações acerca de quanto, de quando e do que se deve produzir.

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