Estando a frente de empresa de pequeno, médio ou grande porte, todo gestor sabe que é necessário encontrar maneiras de manter, controlar ou aprimorar a eficiência e produtividade dos processos internos. Isso é o que nos leva ao ciclo PDCA. Mas você o que significa?

Trate-se de um método de gestão de pessoas utilizado por empresas de todos os âmbitos. A sigla indica fases básicas que constituem essa estratégia. Plan ou planejamento, do ou execução, check ou checagem e act ou ação.

Neste post, falaremos como funciona cada etapa do ciclo PDCA, além de destacar quais são as vantagens de ter essa metodologia aplica na sua empresa. Continue com a gente e boa leitura!

Quais são as fases do ciclo PDCA?

O método PDCA é divido em quatro fases e funciona como uma espécie de ciclo. Para que o gestor consiga aperfeiçoar os processos do time e corrigir possíveis falhas, é fundamental conhecer os detalhes de cada etapa.

Veja a seguir como funciona cada uma das fases:

Planejamento (Plan)

O planejamento começar a partir do momento que os gestores identificam um ou mais problemas que podem afetar o sucesso da equipe ou do negócio. A partir da identificação das melhorias, é necessário definir metas para que estas melhorias sejam solucionadas pela empresa.

Portanto, essa etapa pode ser resumida em cinco fases:

• reconhecimento dos problemas: nesse momento são feitas análises do cenário para identificação de situações que podem vistas novamente para fomentar os resultados do time;
• discussão sobre possível soluções: pessoas importantes e líderes da equipe se reúnem para debater possíveis soluções para o problema identificado;
• definição da melhor solução: as ideias discutidas e os prós e contras são avaliados para definir a melhor medida a ser implementada;
• elaboração de um plano de ação: após a escolha da medida ideal, é realizado um plano de ação para ser colocado em prática;
• definição das métricas: é feita a escolha dos indicadores que serão utilizados para analisar resultados e dar andamento às próximas fases.

Todas essas etapas são essenciais para a criação de um plano produtivo e eficiente. Por isso, é importante não pular etapas nesse momento, e fazer o melhor possível para que a estratégia seja planejada.

Execução (Do)

Esse é o momento de colocar o planejamento em prática. O time deve manter uma comunicação assertiva e clara, ao longo do processo, para assegurar que todos saibam o que deve se feito. Logo, é necessário contar com um cronograma para auxiliar a equipe a manter o foco e alcançar os objetivos dentro do prazo.

Entre todas as fases do ciclo, a execução é considerada a mais importante. É nela que as informações são coletadas para futura averiguação dos resultados do processo. Se o time estiver engajado e motivado, o sucesso é garantido.

Checagem (Check)

As informações coletadas na fase de execução são analisadas durante a checagem. Esta etapa é essencial para medir os resultados do que está sendo realizado.

Aqui é o momento de comparar o planejamento e a execução. Caso os resultados estejam muito distante do esperado, você deve corrigir a rota imediatamente. Além disso, é possível utilizar essa etapa para documentar os aprendizados do grupo e compartilhar o andamento do serviço com todos os envolvidos.

Ação (Act)

Essa fase consiste no fim do ciclo e no começo de um novo processo. Depois da checagem dos resultados, você pode verificar se o planejamento cumpriu o seu objetivo ou não.

Caso a meta tenha sido totalmente cumprida, basta encerrar o caso e avaliar qual outra atividade pode ser aprimorada. Contudo, é difícil acertar de primeira se os padrões forem altos.

Nesse caso, é necessário que a empresa analise onde errou ou/e acertou e comece a elaborar um novo planejamento para melhorar ainda mais. Todo trajeto tem desvios em relação ao objetivo inicial. A principal finalidade dessa etapa final é encontrar esses desvios e retomar ao alvo estabelecido no início do ciclo.

Quais as vantagens da aplicação do PDCA nas empresas?

O RH é um departamento de muitos processos, a grande maioria deles vinculado e dependente da gestão de outros setores. Com isso, a utilização do PDCA favorece e oferece ótimos resultados.

Com a implementação do método PDCA, a precisão e a agilidade se tornam elementos primordiais dentro do processo de crescimento e consolidação das melhorias. Ou seja, as soluções fomentam as atividades do RH, proporcionando diversas vantagens.

Veja a seguir alguns benefícios:

Otimização de tempo

Os métodos de gestão têm o objetivo de direcionar os esforços para o caminho ideal. A mesma coisa é obtida por meio do ciclo PDCA. Afinal, as metas são alcançadas em um período de tempo curto, pois utilizam os recursos adequados e que realmente identificam o problema.

Além disso, com a aplicação do PDCA, é possível saber em quais momentos, o trabalho é desperdiçado e como identificar soluções para que ele se torne otimizado e produtivo.

Engajamento de equipe

Uma das maiores vantagens do PDCA nas empresas, é a fazer com que a equipe se mantenha engajada. Esse método envolve toda a organização e gera um sentimento de responsabilidade mais apurado nos resultados. Afinal de contas, todos devem contribuir.

Dessa forma, os colaboradores se sentem mais ativos e valorizados dentro do processo de transformação.

Redução de custos

Há um desperdício financeiro quando os processos são mal planejados. Porém, com a utilização contínua do ciclo PDCA, as falhas são minimizadas. Além disso, ele contribui com a melhora da produtividade, reduz custos e eleva os lucros do negócio.

Aprimoramento dos times

Outro benefício de aplicar o PDCA nas empresas, é o aprimoramento das equipes, pois todos os colaboradores absorvem o processo, uma vez que estão diretamente envolvidos. Durante esse ciclo, ao passar por cada fase, é possível que os profissionais se desenvolvam ainda mais. Por isso, o treinamento e o aprendizado são essenciais nessa metodologia.

Portanto, podemos perceber que o ciclo PDCA é uma ótima estratégia para um negócio que almeja continuar nos conformes e ao mesmo tempo, colher os bons resultados de monitoramento contínuo de atividades dentro da organização. A aplicação desse método vale muito a pena, por isso, não perca tempo aplique o quanto antes na sua empresa.

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