Já é sabido que, com a rápida disseminação da pandemia do novo coronavírus, um sem-número de medidas preventivas foram adotadas para reduzir os riscos de contaminação pela COVID-19. Uma das maiores mudanças, em especial no universo corporativo, foi a célere — e, digamos, um tanto pouco planejada — migração para o regime home office. De maneira improvisada para a maior parcela dos profissionais, as funções dos seus respectivos cargos passaram a ser desempenhadas de casa, e isso, naturalmente, trouxe mais algumas novidades.

Entre elas, é possível que citemos as reuniões de feedback, que passaram a acontecer a distância, no meio virtual. Embora o propósito permaneça o mesmo — de maneira simplificada, contribuir para o desenvolvimento dos colaboradores do quadro de pessoal, tanto no âmbito profissional quanto no âmbito pessoal —, é inegável que, na modalidade remota, alguns novos desafios surgiram.

Por essa razão, neste post, vamos destacar o quanto a condução desse tipo de reunião continua sendo fundamental, quais são os seus diferenciais nesse contexto, entre outros pontos relevantes. Continue a leitura!

Por que as reuniões de feedback permanecem tão importantes na modalidade home office?

Um termo do inglês que pode ser livremente traduzido como “retorno” e que pode ser caracterizado tanto por elogios relativos a um trabalho bem-feito quanto por críticas — sempre construtivas — relacionadas a condutas inapropriadas ou a ações que não produziram os resultados esperados, o feedback oportuniza que os colaboradores de uma organização estejam a par do que vem sendo executado de modo adequado e do que precisa ser melhorado. Basicamente, fornecer feedbacks é uma maneira de orientar as equipes, estimulando-as.

Geralmente, não há um período “ideal” para as reuniões de feedback, de modo que elas podem ser semanais, mensais, bimestrais, semestrais etc. O importante é que a regularidade faça sentido para a empresa e que haja tempo suficiente para a coleta de informações consistentes acerca dos resultados.

Entretanto, em um cenário atípico como o atual, essa frequência pode ser um dos fatores que também demandarão alguma alteração. Afinal, como os integrantes dos times estão trabalhando de casa e não mais dividindo o mesmo espaço na empresa, há maior dificuldade na comunicação entre os trabalhadores, menos entrosamento entre os grupos de trabalho, mais desafios para serem realizadas “trocas” entre os profissionais etc.

O feedback, então, promove mais transparência, mantém o incentivo ao diálogo e — talvez um dos pontos mais positivos — faz com o que trabalhador perceba que, mesmo a distância, o seu trabalho não tem passado despercebido. Isso eleva a motivação e mantém o engajamento, que são dois elementos fundamentais para a boa performance da companhia como um todo.

Como é possível inovar nessas reuniões?

Manter a calma, colocar a escuta ativa em prática, saber preservar a atmosfera positiva etc. — tudo isso é fundamental quando se trata de fornecer feedbacks ao quadro de pessoal.

No entanto, especialmente no momento delicado que vivenciamos, é fundamental ir além, compreendendo as inúmeras mudanças drásticas no cotidiano com as quais os profissionais precisaram lidar, as dificuldades pessoais que uma boa parcela deles talvez venha enfrentando (como aqueles que têm filhos pequenos que também estão em casa, estudando a distância), entre outras questões ainda mais delicadas, que envolvem, por exemplo, a saúde mental.

Sendo assim, mais do que buscar não conduzir as reuniões de feedback de forma engessada, em se tratando do atual cenário, ser sensível a todo o caos que este momento pandêmico causou na vida de cada um é o “novo diferencial”. Nesse sentido, é interessante:

• ser solícito: como líder, busque entender as necessidades dos seus liderados e esteja genuinamente disposto a escutá-los. Dessa forma, esses profissionais terão maior prazer no exercício de suas funções e saberão que podem contar com você quando necessário;
• manter uma postura positiva: diante de tantas notícias negativas a todo momento compartilhadas, busque ser para as equipes uma fonte positiva de interação e de informação. Para tanto, procure sempre frisar que o contexto atual é algo temporário, mas, é claro, sem ignorar os desafios e a realidade de cada um dos trabalhadores. O ideal é não tentar apequenar os pontos negativos ou mesmo negar os fatos, mas, sim, buscar ressaltar o que há de positivo;
• dialogar sobre o dia a dia no regime home office: com a interrupção das atividades presenciais e o distanciamento social, a saúde de uma expressiva parcela dos funcionários foi negativamente afetada, gerando até uma sensação de “aprisionamento”. Então, com a mesma regularidade das reuniões de feedback, procure conversar com os colaboradores sobre essas alterações na rotina, dando abertura para que eles sinalizem meios pelos quais a empresa pode atuar para tornar o cotidiano menos desafiador.

O que muda com as reuniões de feedback online e como conduzi-las da melhor maneira?

Em um contexto comum, poderíamos sugerir que as reuniões de feedback fossem conduzidas fora do lugar-comum — literalmente —, como um café ou um restaurante, para assegurar que o clima de tensão fosse amenizado e que o diálogo (que pode causar, por vezes, até certo nível de ansiedade nos trabalhadores) passasse a parecer um bate-papo mais despretensioso. Entretanto, com a necessidade de realizá-las online, as preocupações para garantir uma comunicação fluida tornam-se um pouco diferentes. O ideal, então, é:

• selecionar uma boa plataforma e ter cautela no agendamento dos horários, principalmente evitando alterações: o recomendável é optar por uma plataforma que ainda disponha dos recursos necessários para a comunicação, mas que seja, ao mesmo tempo, leve para que todos consigam acessá-la sem dificuldades. Além disso, tente ao máximo não modificar os horários previamente estabelecidos, afinal, em casa, é inevitável que os profissionais acabem por precisar conciliar outras ocupações com o horário de expediente, e mudanças inesperadas podem atrapalhar toda uma programação;
• usar a videochamada: o diálogo por videochamada oportuniza que a interação se dê em tempo real e aproxima a reunião daquelas que habitualmente ocorriam presencialmente, trazendo também mais pessoalidade e permitindo, inclusive, que o tom de voz e as expressões faciais sejam reconhecidas, o que reduz expressivamente interpretações equivocadas;
• alinhar as expectativas e traçar metas: prezando um tom mais informal, pergunte ao colaborador quais são as suas expectativas, o que poderia ser melhorado e de que maneira. Além disso, considerando os aspectos que são afetados pelo regime home office — a comunicação interna, o entrosamento entre as equipes etc., como já citado —, trace em conjunto com o profissional as metas a serem alcançadas, lembrando-se de que elas devem ser atingíveis e, embora o nível de produtividade não possa ser perdido de vista, é essencial considerar todos os entraves gerados pelo contexto pandêmico atual.

Como você pôde ver, as reuniões de feedback, desafiadoras por si só, exigem ainda mais cautela e empenho dos líderes quando precisam ser conduzidas no ambiente online e, em especial, em um cenário tão delicado como o vivenciado atualmente por todos nós, que tem trazido tantos desafios.

Por isso, além de buscar tornar as interações tão fluidas e positivas quanto possível, mantenha-se sempre sensível às dificuldades enfrentadas pelo quadro de pessoal e, dentro do que for viável, aproveite esses momentos de diálogo para identificar como a empresa pode atuar para tornar a rotina desses profissionais mais leve.

Aliás, em se tratando desse tipo de comunicação, você sabe qual é a melhor forma de dar feedbacks construtivos aos funcionários? Então, confira o nosso post sobre o tema e fique por dentro!